Steps in Planning Function

Steps in Planning Function

Planning function of management involves following steps:-

1.       Establishment of objectives

1. Planning requires a systematic approach.
2. Planning starts with the setting of goals and objectives to be achieved.
3. Objectives provide a rationale for undertaking various activities as well as indicate direction of efforts.
4. Moreover objectives focus the attention of managers on the end results to be achieved.
5. As a matter of fact, objectives provide nucleus to the planning process. Therefore, objectives should be stated in a clear, precise and unambiguous language. Otherwise the activities undertaken are bound to be ineffective.
6. As far as possible, objectives should be stated in quantitative terms. For example, Number of men working, wages given, units produced, etc. But such an objective cannot be stated in quantitative terms like performance of quality control manager, effectiveness of personnel manager.
7. Such goals should be specified in qualitative terms.
8. Hence objectives should be practical, acceptable, workable and achievable.

Pembentukan tujuan

     Perencanaan membutuhkan pendekatan sistematis.
     Perencanaan dimulai dengan menetapkan tujuan dan sasaran yang akan dicapai.
     Tujuan memberikan alasan untuk melakukan berbagai kegiatan serta menunjukkan arah usaha.
     Selain itu tujuan memfokuskan perhatian manajer pada hasil akhir yang ingin dicapai.
     Sebagai soal fakta, tujuan memberikan inti untuk proses perencanaan. Oleh karena itu, tujuan harus dinyatakan dalam bahasa yang jelas, tepat dan tidak ambigu. Jika tidak, kegiatan yang dilakukan pasti tidak efektif.
     Sejauh mungkin, tujuan harus dinyatakan dalam istilah kuantitatif. Sebagai contoh, Jumlah orang yang bekerja, upah yang diberikan, unit yang diproduksi, dll Tapi tujuan seperti itu tidak dapat dinyatakan dalam istilah kuantitatif seperti kinerja manajer pengendalian mutu, efektivitas manajer personalia.
     Tujuan tersebut harus ditentukan dalam istilah kualitatif.
     Oleh karena itu tujuan harus praktis, dapat diterima, dapat dikerjakan dan dapat dicapai.

2.       Establishment of Planning Premises

1. Planning premises are the assumptions about the lively shape of events in future.
2. They serve as a basis of planning.
3. Establishment of planning premises is concerned with determining where one tends to deviate from the actual plans and causes of such deviations.
4. It is to find out what obstacles are there in the way of business during the course of operations.
5. Establishment of planning premises is concerned to take such steps that avoids these obstacles to a great extent.
6. Planning premises may be internal or external. Internal includes capital investment policy, management labour relations, philosophy of management, etc. Whereas external includes socio- economic, political and economical changes.
7. Internal premises are controllable whereas external are non- controllable.

2. Pembentukan Landasan Perencanaan
a. Tempat perencanaan asumsi tentang bentuk hidup dari peristiwa-peristiwa di masa depan.
b. Mereka melayani sebagai dasar perencanaan.
c. Pendirian tempat perencanaan berkaitan dengan penentuan mana satu cenderung menyimpang dari rencana aktual dan penyebab penyimpangan tersebut.
d. Ini adalah untuk mengetahui hambatan-hambatan apa yang ada di perjalanan bisnis selama operasi.
e. Pendirian tempat perencanaan yang bersangkutan untuk mengambil langkah-langkah seperti yang menghindari hambatan-hambatan untuk sebagian besar.
f. Perencanaan tempat mungkin internal atau eksternal. Internal mencakup modal kebijakan investasi, manajemen hubungan industrial, filosofi manajemen, dll Sedangkan eksternal meliputi perubahan sosial-ekonomi, politik dan ekonomis.
g. Tempat internal dikontrol sedangkan eksternal adalah non-dikontrol.

3.       Choice of alternative course of action

1. When forecast are available and premises are established, a number of alternative course of actions have to be considered.
2. For this purpose, each and every alternative will be evaluated by weighing its pros and cons in the light of resources available and requirements of the organization.
3. The merits, demerits as well as the consequences of each alternative must be examined before the choice is being made.
4. After objective and scientific evaluation, the best alternative is chosen.
5. The planners should take help of various quantitative techniques to judge the stability of an alternative

3. Pilihan tentu saja alternatif tindakan
a. Ketika perkiraan yang tersedia dan tempat ditetapkan, tentu saja sejumlah alternatif tindakan harus dipertimbangkan.
b. Untuk tujuan ini, setiap alternatif akan dievaluasi dengan menimbang pro dan kontra dalam terang sumber daya yang tersedia dan persyaratan organisasi.
c. Manfaat, kerugian serta konsekuensi dari setiap alternatif harus diperiksa sebelum pilihan sedang dibuat.
d. Setelah evaluasi yang obyektif dan ilmiah, alternatif terbaik dipilih.
e. Para perencana harus mengambil bantuan dari berbagai teknik kuantitatif untuk menilai stabilitas alternatif..

4.       Formulation of derivative plans

1. Derivative plans are the sub plans or secondary plans which help in the achievement of main plan.
2. Secondary plans will flow from the basic plan. These are meant to support and expediate the achievement of basic plans.
3. These detail plans include policies, procedures, rules, programmes, budgets, schedules, etc. For example, if profit maximization is the main aim of the enterprise, derivative plans will include sales maximization, production maximization, and cost minimization.
4. Derivative plans indicate time schedule and sequence of accomplishing various tasks.

4. Perumusan rencana turunan
a. Derivatif rencana rencana sub atau rencana sekunder yang membantu dalam pencapaian rencana utama.
b. Rencana sekunder akan mengalir dari rencana dasar. Ini dimaksudkan untuk mendukung dan expediate pencapaian rencana dasar.
c. Rencana ini detail termasuk kebijakan, prosedur, aturan, program, anggaran, jadwal, dll Sebagai contoh, jika memaksimalkan keuntungan merupakan tujuan utama dari perusahaan, rencana derivatif akan mencakup maksimalisasi penjualan, maksimisasi produksi, dan minimisasi biaya.
d. Rencana Derivatif menunjukkan jadwal waktu dan urutan menyelesaikan berbagai tugas.

5.       Securing Co-operation

1. After the plans have been determined, it is necessary rather advisable to take subordinates or those who have to implement these plans into confidence.
2. The purposes behind taking them into confidence are :-
1. Subordinates may feel motivated since they are involved in decision making process.
2. The organization may be able to get valuable suggestions and improvement in formulation as well as implementation of plans.
3. Also the employees will be more interested in the execution of these plans.
4. 5. Mengamankan Kerjasama
   a. Setelah rencana telah ditentukan, maka perlu lebih dianjurkan untuk mengambil bawahan atau mereka yang harus melaksanakan rencana ini dalam keyakinan.
   b. Tujuan di balik membawa mereka ke dalam kepercayaan adalah: -
   i. Bawahan akan merasa termotivasi karena mereka terlibat dalam proses pengambilan keputusan.
   ii. Organisasi mungkin bisa mendapatkan saran berharga dan perbaikan formulasi serta implementasi rencana.
   iii. Juga karyawan akan lebih tertarik dalam pelaksanaan rencana ini.

6.       Follow up/Appraisal of plans

1. After choosing a particular course of action, it is put into action.
2. After the selected plan is implemented, it is important to appraise its effectiveness.
3. This is done on the basis of feedback or information received from departments or persons concerned.
4. This enables the management to correct deviations or modify the plan.
5. This step establishes a link between planning and controlling function.
6. The follow up must go side by side the implementation of plans so that in the light of observations made, future plans can be made more realistic.

7.     

8.      6. Tindak lanjut / Penilaian rencana
a. Setelah memilih tindakan tertentu, itu dimasukkan ke dalam tindakan.
b. Setelah dipilih rencana diimplementasikan, penting untuk menilai efektivitasnya.
c. Hal ini dilakukan berdasarkan umpan balik atau informasi yang diterima dari departemen atau orang yang bersangkutan.
d. Hal ini memungkinkan manajemen untuk penyimpangan benar atau memodifikasi rencana.
e. Langkah ini menetapkan hubungan antara perencanaan dan pengendalian fungsi.
f. Tindak lanjut harus berdampingan pelaksanaan rencana sehingga dalam terang pengamatan yang dilakukan, rencana masa depan bisa dibuat lebih realistis.