Komunikasi

I. PENDAHULUAN
a. Latar Belakang
Keefektifan organisasi dapat dilihat dari berbagai sudut tinjau.
Salah satunya adalah dari segi sistem komunikasi yang berhasil.
Komunikasi memegang peranan penting dalam organisasi. Tanpa
komunikasi, organisasi akan berhenti, karena tidak ada dinamika yang
berjalan dalam organisasi itu. Organisasi yang di dalamnya terdapat
orang-orang dan bagian-bagian serta fungsi-fungsi tidak dapat
melaksanakan fungsinya dengan baik tanpa adanya komunikasi satu
sama lain.
Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada
peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat
dalam mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan
bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan
teknik apa yang dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana
prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya.
Jawaban-jawaban bagi pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk
bahan telaah untuk selanjutnya menyajikan suatu konsepsi komunikasi
bagi suatu organisasi tertentu berdasarkan jenis organisasi, sifat
organisasi, dan lingkup organisasi dengan memperhitungkan situasi
tertentu pada saat komunikasi dilancarkan.
b. Tujuan
Penulisan makalah ini bertujuan untuk membahas beberapa hal
pokok dalam memahami komunikasi organisasi, yaitu:
1. Pengertian komunikasi dan komunikasi organisasi
2. Komponen-komponen komunikasi
3. Model-model komunikasi dalam organisasi
4. Jenis-jenis komunikasi dalam organisasi
1
5
5. Bentuk-bentuk komunikasi dalam organisasi
6. Karakteristik komunikasi yang efektif
7. Faktor-faktor yang mempengaruhi komunikasi yang efektif
8. Fungsi manajer dalam komunikasi organisasi
9. Saluran dan media komunikasi organisasi
2
6
II. PEMBAHASAN
a. Pengertian Komunikasi
Kata Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau
“common” dalam bahasa Inggris yang berarti sama, communico,
commonicatio, atau communicare yang berarti “membuat sama” (to
make common). Istilah pertama (communis) paling sering disebut sebagai
asal kata komunikasi, yang merupakan akar dari kata-kata latin lainnya
yang mirip.1
Bernard Berelson dan Gary A. Steiner (1964:527) dalam
Engkoswara dan Komariah, Aan (2010) mendefinisikan komunikasi,
sebagai berikut: “Communication: transmission of information, ideas,
emotions, skills, etc. by the uses of symbol …” (Komunikasi adalah
transmisi informasi, gagasan, emosi, keterampilan dan sebagainya
dengan menggunakan simbol-simbol dan sebagainya. Tindakan atau
proses transmisi itulah yang biasanya disebut komunikasi).2
Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan
berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari
suatu organisasi (Wiryanto, 2005).3 Dengan demikian komunikasi
organisasi dapat didefinisikan sebagai penafsiran pesan di antara unit-unit
komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu
organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis
antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.
1 Mulyana, Deddy. (2007). Ilmu Komunikasi, suatu pengantar. Jakarta: Rosda Karya.
2 Engkoswara. Komariah, Aan. (2010). Administrasi Pendidikan. Bandung. Alfabeta.
3 Wiryanto, 2005, Pengantar Ilmu Komunikasi, Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia.
3
7
b. Komponen-komponen Dalam Komunikasi
Adapun komponen-komponen dalam komunikasi meliputi:
1. Komunikator/ Penyampai pesan/ Sumber/ Source
Semua proses komunikasi berasal dari sumber, yang dapat berupa:
a) Perorangan, jika dalam komunikasi individual atau antar
perorangan, atau seorang dengan beberapa orang.
b) Suatu lembaga atau organisasi, atau orang yang dilembagakan
(komunikasi dengan media massa).
2. Pesan/ Message
Unsur pesan meliputi semua materi atau isi yang dikomunikasikan
antara pihak-pihak yang terlibat dalam proses komunikasi, baik yang
disampaikan secara verbal maupun non verbal., baik secara
langsung maupun tidak langsung (melalui media massa misalnya).
Pesan dapat berupa:
a) pesan verbal, misalnya: bahasa/kata-kata lisan atau tertulis
b) pesan non verbal, misalnya: isyarat, gambar, warna
c) pesan paralinguistik, misalnya: kualitas suara, tekanan
suara(tinggi rendah nada bicara), kecepatan suara, vokalisasi.
3. Saluran/ Media/ Channel
Unsur saluran merupakan sarana tempat pesan yang disampaikan
sehingga bisa diterima dan dimaknai oleh komunikan.
Misalnya: media massa (surat kabar, majalah, televisi, radio dll.)
telepon, surat.
4. Komunikan/ Penerima pesan/ Receiver
Unsur penerima merupakan sasaran dari komunikasi, bisa terdiri dari
seseorang atau beberapa orang atau suatu lembaga/organisasi.
5. Tujuan/ Destination/ Efect
Efek merupakan hasil dari suatu kegiatan komunikasi, merupakan
tujuan dari peserta-peserta di dalam proses komunikasi.
4
8
6. Umpan Balik/ Feedback
Feedback merupakan tanggapan atas pesan komunikan apabila
tersampaikan atau disampaikan kepada komunikator.
7. Gangguan/ Noise
Gangguan tak terencana yang terjadi dalam proses komunikasi
sebagai akibat pesan yang diterima komunikan berbeda dengan
pesan yang disampaikan oleh komunikator kepada komunikan.
Misalnya: perkuliahan yang terganggu akibat ada pesawat terbang
yang melintas rendah di atas kelas
c. Model-model Komunikasi Dalam Organisasi
Dalam melakukan komunikasi organisasi, Steward L.Tubbs dan
Sylvia Moss dalam Human Communication4 menguraikan adanya 3 (tiga)
model dalam komunikasi:
1. Model komunikasi linier (one-way communication), dalam
model ini komunikator memberikan suatu stimuli dan komunikan
melakukan respon yang diharapkan tanpa mengadakan seleksi
dan interpretasi. Komunikasinya bersifat monolog.
2. Model komunikasi interaksional. Sebagai kelanjutan dari
model yang pertama, pada tahap ini sudah terjadi feedback atau
umpan balik. Komunikasi yang berlangsung bersifat dua arah
dan ada dialog, di mana setiap partisipan memiliki peran ganda,
dalam arti pada satu saat bertindak sebagai komunikator, pada
saat yang lain bertindak sebagai komunikan.
3. Model komunikasi transaksional. Dalam model ini komunikasi
hanya dapat dipahami dalam konteks hubungan (relationship)
antara dua orang atau lebih. Pandangan ini menekankan bahwa
semua perilaku adalah komunikatif. Tidak ada satupun yang
tidak dapat dikomunikasikan.
4 Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss, Human Communication, New York : McGraw-Hill,
©1994.
5
9
d. Jenis-jenis Komunikasi Dalam Organisasi
Berikut akan diuraikan beberapa jenis komunikasi dalam organisasi:
1. Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa;
vocabulary (perbendaharaan kata-kata), racing (kecepatan),
humor, singkat dan jelas, timing.
2. Komunikasi Non Verbal
Komunikasi non verbal adalah penyampaian pesan tanpa katakata
dan komunikasi non verbal memberikan arti pada
komunikasi verbal. Yang termasuk komunikasi non verbal :
Ekspresi wajah, Kontak mata, Sentuhan, Postur tubuh dan gaya
berjalan, Sound (Suara), Gerak isyarat.
e. Bentuk-Bentuk Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi sebagai proses memiliki bentuk :
1. Bentuk Komunikasi berdasarkan teknik penyampaian:
a) Komunikasi langsung
Komunikasi langsung tanpa menggunakan alat.
Komunikasi berbentuk kata-kata, gerakan-gerakan yang
berarti khusus dan penggunaan isyarat, misalnya kita
berbicara langsung kepada seseorang dihadapan kita.
A-------- -----------B
b) Komunikasi tidak langsung
Biasanya menggunakan alat dan mekanisme untuk melipat
gandakan jumlah penerima penerima pesan (sasaran)
6
10
ataupun untuk menghadapi hambatan geografis, waktu
misalnya menggunakan radio, buku, dll.
Contoh : “ Buanglah sampah pada tempatnya
2. Bentuk komunikasi berdasarkan besarnya sasaran :
a) Komunikasi massa, yaitu komunikasi dengan sasarannya
kelompok orang dalam jumlah yang besar, umumnya tidak
dikenal.
Komunikasi massa yang baik harus :
1) Pesan disusun dengan jelas, tidak rumit dan tidak
bertele-tele
2) Bahasa yang mudah dimengerti/dipahami
3) Bentuk gambar yang baik
4) Membentuk kelompok khusus, misalnya kelompok
pendengar (radio)
b) Komunikasi kelompok, adalah komunikasi yang
sasarannya sekelompok orang yang umumnya dapat
dihitung dan dikenal dan merupakan komunikasi langsung
dan timbal balik.
c) Komunikasi perorangan, adalah komunikasi dengan tatap
muka maupun menggunakan media, misalnya telepon.
Tempat
Sampah
7
11
3. Bentuk komunikasi berdasarkan arah pesan :
a) Komunikasi satu arah
Pesan disampaikan oleh sumber kepada sasaran dan
sasaran tidak dapat atau tidak mempunyai kesempatan
untuk memberikan umpan balik atau bertanya, misalnya
radio.
A ------------------® B
b) Komunikasi timbal balik.
Pesan disampaikan kepada sasaran dan sasaran
memberikan umpan balik. Biasanya komunikasi kelompok
atau perorangan merupakan komunikasi timbal balik.
4. Bentuk komunikasi berdasarkan cara penyampaiannya :
a) Komunikasi formal mengacu pada komunikasi yang
mengikuti rantai komando resmi atau bagian dari komunikasi
yang dibutuhkan untuk melakukan sesuatu hal (yang telah
ditentukan sebelumnya).
b) Komunikasi informal adalah komunikasi organisasi yang
tidak didefinisikan oleh hierarki struktural organisasi. Sistem
komunikasi informal memenuhi dua tujuan dalam organisasi,
yaitu :
1) Komunikasi itu memberikan kesempatan untuk
memuaskan kebutuhan akan interaksi sosial.
2) Komunikasi itu dapat meningkatkan kinerja organisasi
dengan menciptakan saluran komunikasi alternatif yang
lebih cepat dan efisien.
8
12
f. Karakteristik Komunikasi Yang Efektif
1. Komunikasi yang efektif terjadi jika beberapa hal berikut terpenuhi:
a) Pesan yang dikirim sepenuhnya dimengerti oleh penerima
pesan.
b) Biaya yang minimum
c) Menggunakan sumber daya yang ada.
2. Lima hukum komunikasi yang efektif yang terangkum dalam kata
REACH, yaitu:
a) Hukum 1: Respect
Hukum pertama dalam mengembangkan komunikasi yang
efektif adalah sikap menghargai setiap individu yang menjadi
sasaran pesan yang kita sampaikan.
b) Hukum 2: Empathy
Empathy adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita
pada situasi atau kondisi yang dihadapi orang lain. Salah satu
prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah
kemampuan kita untuk mendengarkan dan mengerti terlebih
dulu sebelum didengarkan atau dimengerti orang lain.
c) Hukum 3: Audible
Makna dari audible antara lain: dapat didengarkan atau
dimengerti dengan baik. Jika empati kita harus mendengar
terlebih dahulu ataupun mampu menerima umpan balik dengan
baik, maka audible berarti pesan yang kita sampaikan dapat
diterima oleh penerima pesan. Hukum ini mengatakan bahwa
pesan harus disampaikan melalui media atau delivery channel
9
13
sedemikian hingga dapat diterima dengan baik oleh penerima
pesan.
d) Hukum 4: Clarity
Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka
hukum keempat yang terkait dengan itu adalah kejelasan dari
pesan itu sendiri sehingga tidak menimbulkan multi interprestasi
atau berbagai penafsiran yang berlainan.
e) Hukum 5: Humble
Hukum kelima dalam membangun komunikasi yang efektif
adalah sikap rendah hati. Rendah hati tidak sama dengan
rendah diri. Sikap ini merupakan unsur yang terkait dengan
hukum yang pertama untuk membangun rasa menghargai orang
lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita miliki.
Sikap rendah hati pada intinya mencakup pengertian:
1) Sikap yang penuh melayani (dalam bahasa pemasaran
Customer First Attitude);
2) Sikap menghargai;
3) Mau mendengar dan menerima kritik;
4) Tidak sombong dan tidak memandang rendah orang lain;
5) Berani mengakui kesalahan;
6) Rela memaafkan;
7) Lemah lembut dan penuh pengendalian diri;
8) Mengutamakan kepentingan yang lebih besar.
g. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Komunikasi Yang Efektif
Menurut Robbins dan Judge (2011), komunikasi yang efektif
dipengaruhi oleh :
10
14
1. Persepsi
Persepsi adalah cara seseorang mencerap tentang segala
sesuatu yang ada di sekelilingnya. Komunikan melihat dan
mendengar berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman dan
latar belakang, karakteristik pribadi dan lainnya. Misalnya
seorang pewawancara kerja akan menganggap seorang
pelamar kerja perempuan lebih mengutamakan keluarganya
daripada pekerjaannya, meskipun tidak semua pelamar kerja
perempuan merasa demikian.
2. Penyaringan
penyaringan mengacu pada komunikator yang sengaja
memanipulasi informasi sehingga pesan yang disampikan
terlihat lebih baik. Tingkatan vertikal dalam hirarki organisasi,
memberikan banyak peluang untuk penyaringan. Faktor-faktor
seperti takut menyampaikan berita buruk dan keinginan untuk
menyenangkan bos sering menyebabkan karyawan
memberitahu atasan mereka apa yang mereka pikir dan ingin
dengar, sehingga mendistorsi komunikasi ke atas.
3. Informasi yang berlebihan
Individu memiliki kapasitas terbatas untuk pengolahan data. Bila
informasi yang harus kita kerjakan melebihi kapasitas kita,
hasilnya adalah informasi 'overload. Kita telah melihat bahwa
berurusan dengan itu telah menjadi tantangan besar bagi
individu dan organisasi. Apa yang terjadi ketika individu memiliki
informasi yang berlebih dari yang dapat mereka pilah dan
gunakan? mereka cenderung untuk memilih, mengabaikan,
melewati, atau melupakan informasi. Atau mereka mungkin
menunda proses lebih lanjut sampai situasi overload berakhir.
11
15
Dalam hal apapun, hasilnya adalah kehilangan informasi dan
komunikasi kurang efektif.
4. Emosi
Emosi adalah subyektif seseorang dalam merasakan situasi
yang terjadi disekelilingnya. Anda dapat menafsirkan pesan
yang sama secara berbeda ketika sedang marah atau bingung
daripada ketika sedang gembira. Emosi yang ekstrim seperti
sorak kegirangan atau depresi mungkin menghambat
komunikasi yang efektif, karena mengabaikan proses rasional
dan tujuan kita berpikir dan mengganti dengan penilaian secara
emosional.
5. Bahasa
Ketika kita berkomunikasi dalam bahasa yang sama, kata
berbeda untuk hal yang sama bisa berbeda maknanya. Usia
dan konteks adalah dua faktor terbesar yang mempengaruhi
perbedaan tersebut. Kita menggunakan bahasa yang tidak
seragam. Masing-masing dari kita memodifikasi bahasa.
Komunikator cenderung menganggap kata-kata dan istilah yang
mereka gunakan berarti sama ke komunikan dan anggapan
seperti ini sering salah.
h. Fungsi Manajer Dalam Komunikasi Organisasi
Seorang manajer adalah perencana, pengorganisir, pemimpin dan
pengawas komunikasi di organisasinya, agar organisasi dapat berjalan
dengan baik dan dapat mencapai tujuan organisasi. Sehubungan dengan
komunikasi organisasi, maka seorang manajer mempunyai fungsi :
12
16
1. Sebagai komunikator
Seorang manajer harus mempunyai keterampilan
berkomunikasi yang baik, berwawasan yang luas, mengerti jenis
dan bentuk komunikasi agar dapat menyampaikan pesan
secara jelas sehingga dapat dimengerti oleh karyawannya.
2. Sebagai komunikan
Sebagai seorang komunikan maka manajer harus menjadi
pendengar yang baik dan aktif bagi bawahannya. Ia harus
mendengar dengan tepat apa yang disampaikan dalam pesan,
mengidentifikasi perasaan yang menyertai pesan,
memperhatikan isyarat verbal maupun non verbal dan
memberikan respon atau umpan balik.
3. Pemilihan saluran/media komunikasi
Organisasi berkomunikasi dengan berbagai jenis saluran dan
media komunikasi. Seorang manajer harus mengerti batasbatas
saluran komunikasi dan bijak dalam memilih
saluran/media ketika menggunakannya untuk berkomunikasi.
Manajer harus menjaga agar saluran komunikasi terbuka pada
setiap tingkatan organisasi.
4. Manajemen interaktif
Manajemen interaktif menggunakan berbagai saluran dan media
untuk berkomunikasi. Pilihan yang paling populer menurut
Robbins dan Judge (2011) adalah Management by Wandeing
Around (MBWA), yaitu bertemu langsung dengan angggota tim
secara rutin secara tatap muka untuk mengetahui apa yang
terjadi. Pilihan ini membantu manajer menghemat waktu dan
jarak yang mungkin membuat komunikasi menjadi sulit dan
kurang .
13
17
i. Saluran dan Media Yang Digunakan Dalam Komunikasi Organisasi
1. Saluran yang digunakan dalam komunikasi organisasi
Manajer harus mampu memilih saluran komunikasi yang efisien
agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien dan efektif.
Saluran komunikasi dapat dibagi dua, personal dan non-personal.
Masing-masing saluran masih ada cabang-cabangnya lagi.
a) Saluran Komunikasi Personal
Saluran komunikasi personal meliputi dua orang atau lebih yang
berkomunikasi langsung secara tatap muka, pembicara dengan
audiensnya, menggunakan telepon. Komunikasi personal bisa
lebih efektif karena adanya peluang untuk
mengindividualisasikan penyampaian pesan dan umpan
baliknya.
b) Saluran Komunikasi Non Personal
Saluran komunikasi non personal menggunakan media yang terdiri
dari media cetak (Koran, majalah, direct mail), media siaran (radio,
televisi), media elektronik (kaset audio, video, CD-ROM, halaman
web) dan media display (baliho, papan iklan, poster, sign).
2. Media yang digunakan dalam komunikasi organisasi
Dalam mengupayakan komunikasi yang efektif dalam organisasi
yang dipimpinnya, seorang manajer harus mampu memilih media
yang tepat untk digunakan dalam berkomunikasi. Beberapa media
yang dapat digunakan adalah sebagai berikut:
a) Telepon
b) E-mail
c) Voice mail
d) Surat Pos
14
18
e) Surat Dalam Satu Kantor
f) Faksimili
g) Catatan Post-it
h) Rekening Pesan Telepon
i) Pesan Pager
j) Telepon Seluler
k) Kurir Pesanan Kilat
l) Surat Kilat
Pilihan media terbaik tergantung pada tingkat kemampuan.
Kemampuan informasi dapat didefinisikan sebagai “kemungkinan
informasi—membawa kapasitas data.” Jika media membawa sejumlah
besar informasi, maka kemampuannya tinggi; jika media membawa sedikit
informasi, maka kemampuannya rendah. Jadi, media memiliki berbagai
tingkat kemampuan informasi.
15
19
III. KESIMPULAN
a. Komunikasi adalah penyampaian dan pemahaman suatu maksud.
Hal yang perlu ditekankan adalah pada penyampaian maksud yang
artinya bahwa jika tidak ada informasi atau ide yang disampaikan,
komunikasi tidak bisa terjadi.
b. Satu cara untuk menggambarkan proses komunikasi adalah
serangkaian pertanyaan yaitu: Siapa? (pengirim pesan), Apa yang
dikatakan? ( pesan), Dengan cara apa? (saluran), Pada siapa?
(penerima pesan) dan Bagaimana hasilnya? (mengartikan maksud)
c. Komunikasi dalam organisasi menjadi sistem aliran yang
membangkitkan dan menghubungkan kinerja antar bagian sehingga
menghasilkan sinergi. Organisasi tanpa komunikasi ibarat sebuah
mobil yang di dalamnya terdapat serangkaian mesin yang terpaksa
tidak berfungsi karena tidak adanya aliran fungsi antara satu bagian
dengan bagian lainnya. Komunikasilah yang memungkinkan orang
mengorganisasi, mengkoordinir kegiatan untuk mencapai tujuan
bersama.
d. Seorang manajer harus memiliki kemampuan dalam memahami
fungsi-fungsi komunikasi dan metode komunikasi yang tepat
digunakan di organisasi yang dipimpinnya agar tujuan organisasi
dapat tercapai secara efisien dan efektif.
16
20
IV. DAFTAR PUSTAKA
Daft, Richard L. New Era Of Management. Vanderbilt University. New
Zealand. South – Western Cengage Learning. 2010.
Elaine, L. Monica. Kepemimpinan dan Management Keperawatan.
pendekatan berdasarkan pengalaman. Penerbit Buku Kedokteran
EGC. 1998.
Engkoswara. Komariah, Aan. Administrasi Pendidikan. Bandung. Alfabeta.
2010.
Fred, Luthans. Organizational Behavior 10th Edition. The McGraw-Hill
Companies, Inc. 2006.
Mulyana, Deddy. Ilmu Komunikasi, suatu pengantar. Jakarta: Rosda
Karya. 2007.
Roger, B. Ellis Robert, J Gates and Neil Kenwarthy. Interpersonal
Communication in Nursing Theory and Practice. Churcill
Livingstone. 1995.
Schermerhorn, R. John. Wiley, John & Sons. Introducing To The
Management. New Jersey. Hoboken. 2010.
Tomey, Ann Marriner. Guide to Nursing Management and Leadership.
Mosby year book Inc. 1996.
17
21
Tubbs, Steward L. and Sylvia Moss. Human Communication. New York:
McGraw-Hill. 1994.
Wiryanto. Pengantar Ilmu Komunikasi, Jakarta: Gramedia Widiasarana
Indonesia. 2005
18