Selasa, 21 Februari 2012

Koordinasi



I. PENGERTIAN KOORDINASI / TEORI KOORDINASI
Koordinasi atau dalam bahasa Inggris coordination, berasal dari bahasa latin, yakni cum yang berarti berbeda-beda, dan ordinare yang berarti penyusunan atau penempatan sesuatu pada keharusannya (westra, 1983)[1]. Dalam kamus besar Indonesia, koordinasi diartikan sebagai perihal mengatur suatu organisasi atau kegiatan sehingga peraturan dan tindakan yg akan dilaksanakan tidak saling bertentangan atau simpang siur[2].
Kordinasi berkaitan dengan penempatan berbagai kegiatan yang berbeda-beda pada keharusan tertentu, sesuai dengan aturan yang berlaku untuk mencapai tujuan dengan sebaik-baiknya melalui proses yang tidak membosankan. Koordinasi juga dapat diartikan sebagai suatu usaha kerja sama antara badan, instansi, unit dalam pelaksanaan tugas-tugas tertentu, sehingga terdapat saling mengisi, saling membantu dan saling melengkapi.
Teori koordinasi menurut berbagai ahli seperti berikut :
1.    Hadari Nawawi dalam bukunya Administrasi Pendidikan: Koordinasi adalah kegiatan mengatur dan membawa personal, metode, bahan, buah pikiran, saran-saran, cita-cita dan alat-alat dalam lingkungan kerja yang harmonis, saling isi mengisi dan saling menunjang sehingga pekerjaan berlangsung efektif dan seluruhnya terarah pada pencapaian tujuan yang sama. [3].

2.    Flavio Soares Correa da Silva dan Jaume Agusti-Cullell dalam bukunya, Knowledge Coordination : coordination is at the heart of the concept of an organization, together with the concepts of agent and agency.  [4]
3.    Sedangkan menurut  Merriam-Webster Collegiate English Dictionary, koordinasi atau “coordination” bermaknathe harmonious functioning of part for effective result.”.[5]
4.    E. F. L. Brech dalam bukunya, The Principle and Practice of Management : Koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok kepada masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri.
5.    G. R. Terry dalam bukunya, Principle of Management : Koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron / teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan[6].
Menurut tinjauan manajemen, koordinasi menurut Terry meliputi : Jumlah usaha baik secara kuantitatif, maupun secara kualitatif; waktu yang tepat dari usaha-usaha tersebut dan directing atau penentuan arah usaha-usaha tersebut.
Dalam jurnalnya, Henri Fayol mengusulkan bahwa semua manajer melakukan fungsinya manajemen lima: perencanaan, pengorganisasian, memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan. (H. Fayol. Industrial and General Administration. Paris : Dunod. 1916). Penggunaan istilah koordinasi sering tertukar dengan istilah kerja sama (cooperation). Padahal, koordinasi lebih daripada sekedar kerja sama karena dalam koordinasi juga terkandung singkronisaasi. Sementara kerja sama merupakan suatu kegiatan kolektif dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersama. Dengan demikian kerjasama dapat terjadi tanpa koordinasi, sedangkan dalam koordinasi pasti ada upaya untuk menciptakan kerjasama.
Sedikitnya terdapat lima pokok pikiran yang merupakan intisari koordinasi, yaitu :
1.    Kesatuan tindakan atau kesatuan usaha
2.    Penyesuaian antar bagian
3.    Keseimbangan antar satuan
4.    Keselarasan dan
5.    Sinkronisasi.
Pengkoordinasian merupakan upaya untuk menyelaraskan satuan-satuan, pekerjaan-pekerjaan, dan orang-orang agar dapat bekerja secara tertib dan seirama menuju kearah tercapainya tujuan tanpa terjadi kekacauan (chaos), penyimpangan, percekcokan dan kekosongan kerja (vaccum).  Jadi, koordinasi dapat dimaknai sebagai proses penyatupaduan sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan dari unit-unit lembaga untuk mencapai tujuan lembaga secara efektif dan efisien.
Pada hakikatnya koordinasi merupakan proses penyatupaduan kegiatan yang dilakukan pegawai dan berbagai satuan lembaga sehingga dapat berjalan seimbang.  Dengan begitu, tujuan koordinasi bukan merupakan upaya sesaat, tetapi merupakan upaya yang berkesinambungan dan berlangsung terus menerus untuk menciptakan dan mengembangkan kerjasama serta mempertahankan keserasian dan keselasaran tindakan, antara pegawai maupun unit lembaga sehingga sasaran-sasaran yang telah di tetapkan dapat diwujudkan sesuai dengan rencana.

II. KARAKTERISTIK KOORDINASI       
Handayaningrat (1992) mengemukakan karakteristik koordinasi sebagai berikut [7]:
a.  Tanggung Jawab koordinasi terletak pada pimpinan. Oleh karena itu, koordinasi menjadi wewenang dan tanggung jawab pimpinan, sehingga dapat dikatakan bahwa pimpinan bisa berhasil jika melakukan koordinasi.
b.  Koordinasi adalah kerja sama. Hal ini disebabkan kerja sama merupakan syarat mutlak terselenggaranya koordinasi.
c.   Koordinasi merupakan proses yang terus menerus (continue process). Dan berkesinambungan dalam rangka mewujudkan tujuan lembaga
d.  Pengaturan usaha kelompok secara teratur. Hal ini disebabkan koordinasi adalah konsep yang diterapkan di dalam kelompok, bukan usaha individu melainkan sejumlah individu yang berkerjasama di dalam kelompok untuk mencapai tujuan bersama.
e.  Kesatuan tindakan merupakan inti koordinasi.  Pimpinan merupakan pengatur usaha-usaha dan tindakan-tindakan setiap individu sehingga diperoleh keserasian dalam mencapai hasil bersama.
f.    Tujuan Koordinasi adalah tujuan bersama (common purpose) Kesatuan usaha yang meminta kesadaran semua pihak untuk berpartisipasi secara aktif melaksanakan tujuan bersama sebagai kelompok tempat mereka bekerja.
Karakteristik koordinasi sebagaimana diuraikan di atas, menunjukkan bahwa keselarasan tindakan perlu selalu diupayakan untuk mencapai tujuan bersama, dan koordinasi yang memadai tidak datang begitu saja, tetapi perlu dikoordinasikan, dibina, dijaga, serta dikembangkan secara terus menerus dan berkesinambungan.

III. PRINSIP- PRINSIP KOORDINASI       
a.    Koordinasi harus dimulai dari tahap perencanaan awal.
b.    Hal pertama yang harus diperhatikan dalam koordinasi adalah menciptakan iklim yang kondusif bagi kepentingan bersama.
c.    Koordinasi merupakan proses terus menerus dan berkesinambungan.
d.    Koordinasi merupakan pertemuan-pertemuan bersama untuk mencapai tujuan.
e.    Perbedaan pendapat harus diakui sebagai pengayaan dan harus dikemukakan secara terbuka dan diselidiki dalam kaitannya dengan situasi secara keseluruhan.
Koordinasi akan berlangsung secara efektif apabila dilaksanakan secara terus menerus dan berkesinambungan dari tahap awal sampai akhir pekerjaan; mengupayakan hubungan dan pertemuan pertemuan diantara berbagai pihak yang terkait, serta mengembangkan keterbukaan sehingga jika terdapat perbedaan pandangan dapat didiskusikan dan dipecahkan bersama.
 
 IV. MANFAAT KOORDINASI       
Koordinasi sangat diperlukan dalam managemen, terutama untuk menyatukan kesamaan pandangan antara berbagai pihak yang berkepentingan dengan kegiatan dan tujuan organisasi. Koordinasi diperlukan untuk menghubungkan bagian yang satu dengan bagian yang lain sehingga tercipta suatu kegiatan yang terpadu mengarah pada tujuan umum lembaga sebagaimaana jari-jari kerangka payung. Tanpa koordinasi, spesialisasi dan lembagian kerja yang dilakukan pada setiap usaha kerja sama akan sia-sia karena setiap bagian cenderung hanya memikirkan pekerjaan atau tugas masing-masing dan melupakan tujuan lembaga secara keseluruhan.
Melalui koordinasi setiap bagian yang menjalankan fungsi dengan spesialisasi tertentu dapat disatupadukan dan dihubungkan satu sama lain sehingga dapat menjalankan peranannya secara selaras dalam mewujudkan tujuan bersama.  Koordinasi sangat penting meningkatkan efesiensi dan efektifitas pencapaian tujuan lembaga.
Dengan demikian, manfaat koordinasi dalam manajemen dapat diidentifikasikan sebagai berikut[8] :
a.      Menghilangkan dan menghindarkan perasaan terpisah satu sama lain antara atasan dan bawahan.
b.      Menghindarkan perasaan atau pendapat bahwa dirinya atau jabatannya merupakan yang paling penting.
c.      Mengurangi dan menghindakan kemungkinan timbulnya pertentangan antar pejabat dan pelaksana.
d.      Menghindarkan timbulnya rebutan fasilitas.
e.      Menghindarkan terjadinya peristiwa menunggu yang memakan waktu lama.
f.       Menghindarkan kemungkinan terjadinya kesamaan pekerjaan sesuatu kegiatan.
g.      Menghindarkan kemungkinan terjadinya kekosongan pekerjaan sesuatu program atau kekosongan pengerjaan tugas oleh para manajer.
h.     Menumbuhkan kesadaran tugas oleh para manajer untuk saling memberikan bantuan satu sama lain terutama bagi mereka yang berada dalam wilayah yang sama.
i.       Menumbuhkan kesadaran para manajer untuk saling memberitahu masalah yang dihadapi bersama dan bekerjasama dalam memecahkannya.
j.        Memberikan jaminan tentang kesatuan langkah di antara para atasan atau bawahan.
k.      Menjamin adanya kesatuan langkah dan tindakan diantara manajer.
l.       Menjamin kesatuan sikap diantara manajer.
m.    Menjamin kesatuan kebijaksanaan di antara manajer dalam wilayah tertentu.
Di samping itu, manfaat koordinasi dalam managemen, antara lain dapat mencegah pertengkaran antara lembaga karena berebut kekuasaan atau wewenang, dapat menghindari saling lempar kewajiban dan tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas, dapat mencegah terjadinya kesimpangsiuran, dapat mengembangkan prakarsa dan daya inprovisasi para petugas.  Dalam rangka koordinasi, mereka, mau tidak mau, harus mendapatkan cara dan jalan yang cocok bagi pelaksanaan tugas secara menyeluruh dan mencapai keseimbangan serta keserasian
       Akhirnya, dapat dikemukakan bahwa manfaat utama koordinasi dalam managemen adalah untuk menumbuhkan sikap egaliter, serta meningkatkan rasa kesatuan dan persatuan diantara atasan dan bawahan dengan tetap menghargai kewajian dan wewenang masing-masing.  Dengan demikian, setiap atasan dan bawahan, tidak terjebak oleh kepentingan masing-masing  bagian yang sempit sehingga dapat menjalankan perannya secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuah sekolah secara kaffah ( menyeluruh).

V. MACAM - MACAM KOORDINASI       
Dalam rangka meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan produktifitas kerja, koordinasi harus dilakukan di semua tingkatan, baik di pusat maupun didaerah, bahkan dalam kesatuan-kesatuan administratif, seperti bidang, seksi, bagian, sampai dengan kesatuan-kesatuan yang paling kecil.  Demikian halnya dalam pendidikan, koordinasi dapat dilaksanakan pada setiap jenjang manajemen pendidikan, mulai dari pusat, tingkat nasional (makro) sampai tingkat lembaga (mikro). Dengan demikian, koordinasi juga dapat dilakukan dalam manajemen, bahkan merupakan bagian penting yang akan mempersatukan berbagai komponen organisasi untuk mewujudkan tujuan secara optimal. Koordinasi yang baik ditandai dengan kegiatan-kegiatan para kepala sekolah dan guru, serta para pegawai lain yang terpadu, serasi atau selaras dalam mencapai suatu tujuan.
Secara teoritis dapat dikemukakan beberapa macam koordinasi sesuai dengan ruang lingkup dan arah kegiatannya.  Berdasarkan ruang lingkupnya, koordinasi dapat diidentifikasikan ke dalam koordinasi intern dan ekstern.  Koordinasi intern adalah koordinasi antar pejabat atau antar unit di dalam suatu lembaga, sedangkan koordinasi ekstern adalah koordinasi antar pejabat dari berbagai lembaga atau antar lembaga.
Berdasarkan arah kegiatannya, dapat diidentifikasikan adanya koordinasi vertikal, horizontal, fungsional dan diagonal. Sejalan dengan uraian diatas, Handaningrat (1982) mengemukakan koordinasi berdasarkan hubungan antara pejabat yang mengkoordinasikan dan pejabat yang dikoordinasikan sebagai berikut:
a.    Koordinasi Intern, terbagi menjadi tiga berikut :
-     Koordinasikan vertikal atau structural, yaitu antara yang mengkoordinasikan dengan yang dikoordinasikan secara struktural terdapat hubungan hierarkis atau pengarahan yang dijalankan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unit, kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawabnya. Hal ini dapat juga dikatakan koordinasi yang bersifat garis komando (line of command).
http://i765.photobucket.com/albums/xx291/cilonk/MU.png
-     Koordinasi horizontal, yaitu koordinasi fungsional, kedudukan antara yang mengkoordinasikan dan yang dikoordinasikan setingkat eselonnya. Menurut tugas dan fungsinya keduanya mempunyai kaitan satu sama lain sehingga perlu dilakukan koordinasi. Koordinasi horisontal terbagi :
1.  Interdiciplinary, Koordinasi dalam rangka mengarahkan, menyatukan tindakan, mewujudkan, menciptakan disiplin antara unit yang satu dengan unit yang lain secara intern maupun ekstern pada unit-unit yang sama tugasnya.
2.  Inter-Related, koordinasi antar badan (instansi). Unit-unit yang fungsinya berbeda, tetapi instansinya saling berkaitan secara intern-ekstern yang selevel.
-     Koordinasi diagonal, yaitu koordinasi fungsional, yang mengkoordinasikan mempunyai kedudukan yang lebih tinggi eselonnya dibandingkan yang dikoordinasikan, tetapi satu dengan yang lainnya tidak berada pada satu garis komando (line of command)
b.    Koordinasi ekstern, termasuk koordinasi fungsional. Dalam koordinasi ekstern yang bersifat fungsional, koordinasi itu hanya bersifat horizontal dan diagonal. Siagian (1979) mengelompokkan koordinasi menjadi sebagai berikut :
-     Koordinasi menjadi atasan dengan bawaan, yang disebut koordinasi vertikal.
-     Koordinasi diantara sesama pejabat yang setingkat dalam suatu instansi, disebut koordinasi horizontal.
-     Koordinasi fungsional, koordinasi antarinstansi, tiap-tiap instansi mempunyai tugas dan fungsi dalam suatu bidang tertentu.

VI. CARA MELAKUKAN KOORDINASI       
Koordinasi dapat dilakukan secara formal dan informal, melalui konferensi lengkap, pertemun berkala, pembentukan panitia gabungan, pembentukan badan koordinasi staff, wawancara dengan bawahan, edaran/memo berantai, buku pedoman lembaga, tata kerja dan sebagainya.  Hal tersebut sejalan dengan pendapat Sutarto (1983) yang mengemukakan cara-cara koordinasi berikut :
a.      Mengadakan pertemuan-pertemuan informal diantara para pejabat.
b.      Mengadalan pertemuan formal antar para pejabat (rapat).
c.      Membuat edaran berantai kepada para pejabat yang diperlukan
d.      Membuat penyebaran kartu kepada para pejabat yang diperlukan
e.      Mengangkaat koordinator
f.       Membuat buku pedoman lembaga, buku pedoman tata kerja, dan buku pedoman kumpulan peraturan
g.      Berhubungan melalui alat penghubung (telepon)
h.     Membuat tanda-tanda
i.       Membuat simbol
j.        Membuat kode
k.      Bernyanyi bersama
Pada hakikatnya, koordinasi dapat dilakukan secara formal dan informal. Koordinasi formal diwujudkan dalam bentuk upaya-upaya impersonal, seperti dalam kehidupan birokrasi, membuat peraturan atau pedoman, mengangkat pejabat atau panitia bersama dan dokumen resmi lainnya. Sementara cara-cara informal dapat dilakukan dengan pembicaraan dan konsultasi pada saat bertemu diluar kepentingan dinas.
Dalam koordinasi, setiap unit lembaga mengadakan hubungan untuk saling tukar pikiran mengenai kegiatan dan hasil yang telah dicapai pada saat tertentu, serta saling mengungkapkan masalah-masalah yang dihadapi dan mencari jalan pemecahannya, sekaligus saling membantu memecahkan masalah. Dengan demikian, setiap pekerjaan dapat dilaksanakan dengan lancar dan terarah pada pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

VII. SYARAT- SYARAT KOORDINASI :
1.    Sense of Cooperation, perasaan untuk saling bekerja sama, dilihat per-bagian.
2.    Rivalry, dalam perusahaan besar, sering diadakan persaingan antar bagian, agar saling berlomba untuk kemajuan.
3.    Team Spirit, satu sama lain per bagian harus saling menghargai.
4.    Esprit de Corps, bagian yang saling menghargai akan makin bersemangat.

VIII. SIFAT-SIFAT KOORDINASI :
1.    Koordinasi adalah dinamis, bukan statis.
2.    Koordinasi menekankan pandangan menyeluruh oleh seorang manajer dalam kerangka mencapai sasaran.
3.    Koordinasi hanya meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhan.







BAB III
KESIMPULAN

Koordinasi merupakan suatu usaha yang penting dilakukan dalam meningkatkan efektivitas, efesiensi dan produktifitas kerja untuk mewujudkan tujuan secara optimal. Tanpa koordinasi yang baik dalam Lembaga akan sulit untuk dapat tercapainya keteraturan kegiatan dengan tertib dalam upaya untuk meraih tujuan yang hendak dicapai oleh Lembaga tersebut.  Dengan koordinasi unit- unit yang terpisah dalam lembaga diupayakan untuk saling berhubungan dengan unit- unit lainnya sehingga unit- unit yang terpisah tadi saling mempengaruhi unit- unit yang lain dan membentuk satu kesatuan yang terintegrasi dan harmonis menghantarkan pencapaian tujuan lembaga.
Kesatuan tindakan dengan proses yang kontinyu dan berkesinambungan merupakan efektifitas dari koordinasi dalam memfungsikan tiap unit– unit lembaga guna mewujudkan tujuan yang telah diketahui. Manfaat terbesar yang diperoleh dalam koordinasi yaitu meningkatkan rasa kesatuan dan persatuan antara yang mengkoordinasi dengan yang dikoordinasi dengan tetap menghargai tugas dan kewajiban serta wewenang masing- masing.
Tanggung jawab koordinasi terletak pada pimpinan oleh sebab itu diperlukan pimpinan yang cukup berwibawa untuk dapat memfungsikan tiap unit lembaga atau orang- orang dalam lembaga. Sebaliknya unit- unit atau orang- orang dalam lembaga yang dikoordinasikan, terlebih dahulu sudah mengerti tugas dan kewajibannya sehingga akan tercipta sikap saling menghargai dan saling bekerja sama satu sama lain demi kepentingan bersama/ lembaga. Sikap penuh keterbukaan hendaknya dibudayakan agar setiap perbedaan pandangan atau pendapat dapat didiskusikan dan dipecahkan bersama upaya menghindari terhambatnya tujuan yang telah direncanakan.

DAFTAR PUSTAKA



Correa da Silva, Flavio Soares & Jaume Agusti-Cullell. 2003. Knowledge Coordination. England : John Wilet & Sons Ltd.
Kamus Besar Bahasa Indonesia
Kasan,Tholib. 2004. Teori dan Aplikasi Administrasi Pendidikan. Jakarta : Studia Press.
Mulyasa, Dr. E. M.Pd. 2011. Manajemen Berbasis Sekolah. Bandung : PT. Remaja Rosdakarya.
Mukhyi, Muhammad Abdul., Imam Hadi Saputro . 1995. Pengantar Manajemen Umum (Untuk STIE). Jakarta: Universitas Gunadarma
Nawawi, Hadari. 1989. Administrasi Pendidikan. Jakarta : CV. Haji Masagung.
Robbins, Stephen P dan Mary Coulter. 2002. Management. New Jersey: Prentice Hall.
Terry, George. R & Leslie W. Rue. 2003. Dasar- Dasar Manajemen. Jakarta : Bumi aksara.



1 E. Mulyasa. Manajemen Berbasis Sekolah. (Bandung : PT. Remaja Rosdakarya). 2011.  h.131.
2 Kamus Besar Bahasa Indonesia
3 Hadari Nawawi. Administrasi Pendidikan. (Jakarta : CV. Haji Masagung). 1989. h.40
4 Flavio Soares Correa da Silva dan Jaume Agusti-Cullell. Knowledge Coordination. (England : John Wilet & Sons Ltd ). 2003.h.5
5 ibid
6 George. R. Terry  & Leslie W. Rue. Dasar- Dasar Manajemen. Jakarta : Bumi  aksara. 2003.
7 E. Mulyasa. Manajemen Berbasis Sekolah. (Bandung : PT. Remaja Rosdakarya). 2011.  h.132.
[8] E. Mulyasa. Manajemen Berbasis Sekolah. (Bandung : PT. Remaja Rosdakarya). 2011.  h.133.












Tidak ada komentar:

Poskan Komentar