I.
PENGERTIAN KOORDINASI / TEORI KOORDINASI
Koordinasi atau dalam bahasa Inggris coordination,
berasal dari bahasa latin, yakni cum
yang berarti berbeda-beda,
dan ordinare yang berarti penyusunan
atau penempatan sesuatu pada keharusannya (westra, 1983)[1].
Dalam kamus besar Indonesia, koordinasi diartikan sebagai perihal mengatur suatu organisasi atau
kegiatan sehingga peraturan dan tindakan yg akan dilaksanakan tidak saling
bertentangan atau simpang siur[2].
Kordinasi berkaitan dengan penempatan berbagai
kegiatan yang berbeda-beda
pada keharusan tertentu, sesuai dengan aturan yang berlaku untuk mencapai
tujuan dengan sebaik-baiknya melalui proses yang tidak membosankan. Koordinasi juga dapat diartikan sebagai suatu
usaha kerja sama antara badan, instansi, unit dalam pelaksanaan tugas-tugas
tertentu, sehingga terdapat saling mengisi, saling membantu dan saling
melengkapi.
Teori koordinasi menurut berbagai ahli seperti berikut :
1. Hadari Nawawi dalam bukunya Administrasi Pendidikan:
Koordinasi adalah kegiatan mengatur dan membawa personal, metode, bahan, buah
pikiran, saran-saran, cita-cita dan alat-alat dalam lingkungan kerja yang
harmonis, saling isi mengisi dan saling menunjang sehingga pekerjaan
berlangsung efektif dan seluruhnya terarah pada pencapaian tujuan yang sama. [3].
2. Flavio
Soares Correa da Silva dan Jaume
Agusti-Cullell dalam bukunya, Knowledge
Coordination : coordination is at the heart of the
concept of an organization, together with the concepts of agent and agency. [4]
3. Sedangkan menurut Merriam-Webster
Collegiate English Dictionary, koordinasi atau “coordination” bermakna “the harmonious functioning of part for
effective result.”.[5]
4. E.
F. L. Brech dalam bukunya, The Principle and Practice of Management : Koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok kepada
masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan
dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri.
5. G.
R. Terry dalam bukunya, Principle of Management : Koordinasi
adalah suatu usaha yang sinkron / teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat dan mengarahkan pelaksanaan
untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang
telah ditentukan[6].
Menurut
tinjauan manajemen, koordinasi menurut Terry meliputi : Jumlah usaha baik secara kuantitatif, maupun
secara kualitatif; waktu yang tepat dari usaha-usaha tersebut dan directing
atau penentuan arah usaha-usaha tersebut.
Dalam jurnalnya, Henri Fayol mengusulkan bahwa
semua manajer melakukan fungsinya manajemen lima: perencanaan,
pengorganisasian, memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan. (H. Fayol.
Industrial and General Administration. Paris
: Dunod. 1916). Penggunaan
istilah koordinasi sering tertukar
dengan istilah kerja sama (cooperation).
Padahal, koordinasi lebih daripada sekedar kerja sama karena dalam koordinasi
juga terkandung singkronisaasi. Sementara
kerja sama merupakan suatu kegiatan kolektif dua orang atau lebih untuk
mencapai tujuan bersama. Dengan
demikian kerjasama dapat terjadi tanpa koordinasi, sedangkan dalam koordinasi
pasti ada upaya untuk menciptakan kerjasama.
Sedikitnya
terdapat lima pokok pikiran yang merupakan
intisari koordinasi, yaitu :
1. Kesatuan
tindakan atau kesatuan usaha
2. Penyesuaian
antar bagian
3. Keseimbangan
antar satuan
4. Keselarasan dan
5. Sinkronisasi.
Pengkoordinasian
merupakan upaya untuk menyelaraskan satuan-satuan, pekerjaan-pekerjaan, dan
orang-orang agar dapat bekerja secara tertib dan seirama menuju kearah
tercapainya tujuan tanpa terjadi kekacauan (chaos), penyimpangan,
percekcokan dan kekosongan kerja (vaccum). Jadi, koordinasi dapat dimaknai sebagai
proses penyatupaduan sasaran-sasaran dan
kegiatan-kegiatan dari unit-unit lembaga untuk mencapai tujuan lembaga secara efektif dan efisien.
Pada
hakikatnya koordinasi merupakan proses penyatupaduan kegiatan yang dilakukan
pegawai dan berbagai satuan lembaga sehingga dapat berjalan seimbang.
Dengan begitu, tujuan koordinasi
bukan merupakan upaya sesaat, tetapi merupakan upaya yang berkesinambungan dan
berlangsung terus menerus untuk menciptakan dan mengembangkan kerjasama serta mempertahankan keserasian dan keselasaran
tindakan, antara pegawai
maupun unit lembaga sehingga sasaran-sasaran yang telah di tetapkan dapat diwujudkan sesuai dengan
rencana.
II.
KARAKTERISTIK KOORDINASI
a. Tanggung Jawab koordinasi terletak pada
pimpinan. Oleh karena itu, koordinasi menjadi wewenang dan
tanggung jawab pimpinan,
sehingga dapat dikatakan bahwa pimpinan bisa berhasil jika melakukan
koordinasi.
b. Koordinasi adalah kerja sama. Hal ini disebabkan kerja sama merupakan
syarat mutlak terselenggaranya koordinasi.
c. Koordinasi merupakan proses yang terus
menerus (continue process).
Dan berkesinambungan dalam rangka mewujudkan tujuan lembaga
d. Pengaturan usaha kelompok secara teratur. Hal ini disebabkan koordinasi adalah konsep
yang diterapkan di dalam kelompok, bukan usaha individu melainkan sejumlah
individu yang berkerjasama di dalam kelompok untuk mencapai tujuan bersama.
e. Kesatuan tindakan merupakan inti
koordinasi. Pimpinan
merupakan pengatur usaha-usaha dan tindakan-tindakan setiap individu sehingga
diperoleh keserasian dalam mencapai hasil bersama.
f. Tujuan Koordinasi adalah tujuan bersama (common purpose) Kesatuan usaha yang
meminta kesadaran semua pihak untuk berpartisipasi secara aktif melaksanakan
tujuan bersama sebagai kelompok tempat mereka bekerja.
Karakteristik
koordinasi sebagaimana diuraikan di atas, menunjukkan
bahwa keselarasan tindakan perlu selalu diupayakan untuk mencapai tujuan
bersama, dan koordinasi yang memadai tidak datang begitu saja, tetapi perlu
dikoordinasikan, dibina, dijaga, serta dikembangkan secara terus menerus dan
berkesinambungan.
III.
PRINSIP- PRINSIP KOORDINASI
a. Koordinasi
harus dimulai dari tahap perencanaan awal.
b. Hal
pertama yang harus diperhatikan dalam koordinasi adalah menciptakan iklim yang
kondusif bagi kepentingan bersama.
c. Koordinasi
merupakan proses terus menerus dan berkesinambungan.
d. Koordinasi
merupakan pertemuan-pertemuan
bersama untuk mencapai tujuan.
e. Perbedaan
pendapat harus diakui sebagai pengayaan dan harus dikemukakan secara terbuka
dan diselidiki dalam kaitannya dengan situasi secara keseluruhan.
Koordinasi
akan berlangsung secara efektif apabila dilaksanakan secara terus menerus dan
berkesinambungan dari tahap awal sampai akhir pekerjaan; mengupayakan hubungan
dan pertemuan pertemuan diantara berbagai pihak yang terkait, serta
mengembangkan keterbukaan sehingga jika terdapat perbedaan pandangan dapat
didiskusikan dan dipecahkan bersama.
IV. MANFAAT KOORDINASI
Koordinasi sangat diperlukan dalam managemen,
terutama untuk menyatukan kesamaan pandangan antara berbagai pihak yang
berkepentingan dengan kegiatan dan tujuan organisasi. Koordinasi diperlukan untuk
menghubungkan bagian yang satu dengan bagian yang lain sehingga tercipta suatu
kegiatan yang terpadu mengarah pada tujuan umum lembaga sebagaimaana jari-jari
kerangka payung. Tanpa
koordinasi, spesialisasi dan lembagian kerja yang dilakukan pada setiap usaha
kerja sama akan sia-sia karena setiap bagian cenderung hanya memikirkan
pekerjaan atau tugas masing-masing dan melupakan tujuan lembaga secara
keseluruhan.
Melalui
koordinasi setiap bagian yang menjalankan fungsi dengan spesialisasi tertentu
dapat disatupadukan dan dihubungkan satu sama lain sehingga dapat menjalankan
peranannya secara selaras dalam mewujudkan tujuan bersama. Koordinasi sangat penting meningkatkan efesiensi
dan efektifitas pencapaian tujuan lembaga.
Dengan
demikian, manfaat koordinasi dalam manajemen dapat diidentifikasikan sebagai
berikut[8]
:
a. Menghilangkan
dan menghindarkan perasaan terpisah satu sama lain antara atasan dan bawahan.
b. Menghindarkan
perasaan atau pendapat bahwa dirinya atau jabatannya merupakan yang paling
penting.
c. Mengurangi
dan menghindakan kemungkinan timbulnya pertentangan
antar pejabat dan pelaksana.
d. Menghindarkan
timbulnya rebutan fasilitas.
e. Menghindarkan
terjadinya peristiwa menunggu yang memakan waktu lama.
f. Menghindarkan
kemungkinan terjadinya kesamaan
pekerjaan sesuatu kegiatan.
g. Menghindarkan
kemungkinan terjadinya kekosongan pekerjaan sesuatu program atau kekosongan
pengerjaan tugas oleh para manajer.
h. Menumbuhkan
kesadaran tugas oleh para manajer
untuk saling memberikan bantuan satu sama lain terutama bagi mereka yang berada
dalam wilayah yang sama.
i. Menumbuhkan
kesadaran para manajer untuk
saling memberitahu masalah yang dihadapi bersama dan bekerjasama dalam
memecahkannya.
j.
Memberikan jaminan tentang kesatuan langkah di
antara para atasan atau bawahan.
k. Menjamin
adanya kesatuan langkah dan tindakan diantara manajer.
l. Menjamin
kesatuan sikap diantara manajer.
m. Menjamin
kesatuan kebijaksanaan di antara manajer
dalam wilayah tertentu.
Di
samping itu, manfaat koordinasi
dalam managemen, antara lain dapat mencegah pertengkaran antara lembaga karena
berebut kekuasaan atau wewenang, dapat menghindari saling lempar kewajiban dan
tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas, dapat mencegah terjadinya
kesimpangsiuran, dapat mengembangkan prakarsa dan daya inprovisasi para
petugas. Dalam rangka koordinasi,
mereka, mau tidak mau, harus mendapatkan cara dan jalan yang cocok bagi
pelaksanaan tugas secara menyeluruh dan mencapai keseimbangan serta keserasian
Akhirnya, dapat dikemukakan bahwa
manfaat utama koordinasi dalam managemen adalah untuk menumbuhkan sikap
egaliter, serta meningkatkan
rasa kesatuan dan persatuan diantara atasan dan bawahan dengan tetap menghargai kewajian dan wewenang
masing-masing. Dengan demikian, setiap atasan dan bawahan, tidak terjebak oleh
kepentingan masing-masing bagian yang
sempit sehingga dapat menjalankan perannya secara efektif dan efisien dalam
mencapai tujuah sekolah secara kaffah ( menyeluruh).
V.
MACAM - MACAM KOORDINASI
Dalam rangka meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan
produktifitas kerja, koordinasi harus dilakukan di semua tingkatan, baik di
pusat maupun didaerah, bahkan dalam kesatuan-kesatuan administratif, seperti
bidang, seksi, bagian, sampai dengan kesatuan-kesatuan yang paling kecil. Demikian halnya dalam pendidikan, koordinasi dapat
dilaksanakan pada setiap jenjang manajemen pendidikan, mulai dari
pusat, tingkat nasional (makro) sampai tingkat lembaga (mikro). Dengan demikian,
koordinasi juga dapat dilakukan dalam manajemen, bahkan merupakan bagian penting
yang akan mempersatukan berbagai komponen organisasi untuk
mewujudkan tujuan secara optimal. Koordinasi yang baik ditandai dengan kegiatan-kegiatan para kepala sekolah
dan guru, serta para pegawai lain yang terpadu, serasi atau selaras dalam
mencapai suatu tujuan.
Secara teoritis dapat dikemukakan beberapa macam koordinasi sesuai
dengan ruang lingkup dan arah kegiatannya.
Berdasarkan ruang lingkupnya, koordinasi dapat diidentifikasikan ke
dalam koordinasi intern dan ekstern.
Koordinasi intern adalah koordinasi antar pejabat atau antar unit di
dalam suatu lembaga, sedangkan koordinasi ekstern adalah koordinasi antar
pejabat dari berbagai lembaga atau antar lembaga.
Berdasarkan arah kegiatannya, dapat diidentifikasikan adanya koordinasi
vertikal, horizontal, fungsional dan diagonal. Sejalan dengan
uraian diatas, Handaningrat (1982) mengemukakan koordinasi berdasarkan hubungan
antara pejabat yang mengkoordinasikan dan pejabat yang dikoordinasikan sebagai
berikut:
a. Koordinasi Intern, terbagi menjadi tiga berikut :
- Koordinasikan vertikal atau structural, yaitu antara yang
mengkoordinasikan dengan yang dikoordinasikan secara struktural terdapat hubungan
hierarkis atau
pengarahan yang dijalankan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unit, kesatuan
kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawabnya. Hal ini dapat juga dikatakan
koordinasi yang bersifat garis komando (line
of command).
- Koordinasi horizontal, yaitu koordinasi fungsional, kedudukan
antara yang mengkoordinasikan dan yang dikoordinasikan setingkat eselonnya. Menurut tugas
dan fungsinya keduanya mempunyai kaitan satu sama lain sehingga perlu dilakukan
koordinasi. Koordinasi horisontal
terbagi :
1. Interdiciplinary,
Koordinasi dalam rangka mengarahkan, menyatukan
tindakan, mewujudkan, menciptakan
disiplin antara unit yang satu dengan unit yang lain secara intern maupun ekstern pada unit-unit yang
sama tugasnya.
2. Inter-Related,
koordinasi antar badan (instansi). Unit-unit yang fungsinya berbeda, tetapi instansinya saling berkaitan secara
intern-ekstern yang selevel.
- Koordinasi diagonal, yaitu koordinasi fungsional, yang mengkoordinasikan mempunyai kedudukan yang lebih tinggi
eselonnya dibandingkan yang dikoordinasikan, tetapi satu dengan yang lainnya
tidak berada pada satu garis komando (line
of command)
b. Koordinasi ekstern, termasuk koordinasi fungsional. Dalam koordinasi
ekstern yang bersifat fungsional, koordinasi itu hanya bersifat horizontal dan
diagonal. Siagian (1979) mengelompokkan koordinasi menjadi sebagai berikut :
- Koordinasi menjadi atasan dengan bawaan, yang disebut koordinasi
vertikal.
- Koordinasi diantara sesama pejabat yang setingkat dalam suatu
instansi, disebut koordinasi horizontal.
- Koordinasi fungsional, koordinasi antarinstansi, tiap-tiap
instansi mempunyai tugas dan fungsi dalam suatu bidang tertentu.
VI.
CARA MELAKUKAN KOORDINASI
Koordinasi dapat dilakukan secara formal dan informal, melalui
konferensi lengkap, pertemun berkala, pembentukan panitia gabungan, pembentukan
badan koordinasi staff, wawancara dengan bawahan, edaran/memo berantai,
buku pedoman lembaga, tata kerja dan sebagainya. Hal tersebut sejalan dengan pendapat Sutarto
(1983) yang mengemukakan cara-cara koordinasi berikut :
a. Mengadakan pertemuan-pertemuan informal diantara para pejabat.
b. Mengadalan pertemuan formal antar para pejabat (rapat).
c. Membuat edaran berantai kepada para pejabat yang diperlukan
d. Membuat penyebaran kartu kepada para pejabat yang diperlukan
e. Mengangkaat koordinator
f. Membuat buku pedoman lembaga, buku pedoman tata kerja, dan buku
pedoman kumpulan peraturan
g. Berhubungan melalui alat penghubung (telepon)
h. Membuat tanda-tanda
i. Membuat simbol
j.
Membuat kode
k. Bernyanyi bersama
Pada hakikatnya, koordinasi dapat dilakukan secara formal dan
informal. Koordinasi formal diwujudkan dalam bentuk upaya-upaya impersonal,
seperti dalam kehidupan birokrasi, membuat peraturan atau pedoman, mengangkat
pejabat atau panitia bersama dan dokumen resmi lainnya. Sementara
cara-cara informal dapat dilakukan dengan pembicaraan dan konsultasi pada saat
bertemu diluar kepentingan dinas.
Dalam koordinasi, setiap unit lembaga mengadakan hubungan untuk
saling tukar pikiran mengenai kegiatan dan hasil yang telah dicapai pada saat
tertentu, serta saling mengungkapkan masalah-masalah yang dihadapi dan mencari
jalan pemecahannya, sekaligus saling membantu memecahkan masalah. Dengan demikian,
setiap pekerjaan dapat dilaksanakan dengan lancar dan terarah pada pencapaian
tujuan yang telah ditetapkan.
VII.
SYARAT- SYARAT KOORDINASI
:
1. Sense
of Cooperation, perasaan untuk saling bekerja sama, dilihat per-bagian.
2. Rivalry,
dalam perusahaan besar, sering diadakan persaingan antar bagian, agar saling
berlomba untuk kemajuan.
3. Team
Spirit, satu sama lain per bagian harus saling menghargai.
4. Esprit
de Corps, bagian yang saling menghargai akan makin bersemangat.
VIII.
SIFAT-SIFAT KOORDINASI
:
1. Koordinasi
adalah dinamis, bukan statis.
2. Koordinasi
menekankan pandangan menyeluruh oleh seorang manajer dalam kerangka mencapai
sasaran.
3. Koordinasi
hanya meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhan.
BAB III
KESIMPULAN
Koordinasi merupakan suatu usaha yang penting dilakukan
dalam meningkatkan efektivitas, efesiensi dan produktifitas kerja untuk
mewujudkan tujuan secara optimal. Tanpa koordinasi yang baik dalam Lembaga akan
sulit untuk dapat tercapainya keteraturan kegiatan dengan tertib dalam upaya
untuk meraih tujuan yang hendak dicapai oleh Lembaga tersebut. Dengan koordinasi unit- unit yang terpisah
dalam lembaga diupayakan untuk saling berhubungan dengan unit- unit
lainnya sehingga unit- unit yang terpisah tadi saling mempengaruhi unit- unit
yang lain dan membentuk satu kesatuan yang terintegrasi dan harmonis
menghantarkan pencapaian tujuan lembaga.
Kesatuan
tindakan dengan proses yang kontinyu dan berkesinambungan merupakan efektifitas
dari koordinasi dalam memfungsikan tiap unit– unit lembaga guna mewujudkan
tujuan yang telah diketahui. Manfaat
terbesar yang diperoleh dalam koordinasi yaitu meningkatkan rasa kesatuan dan
persatuan antara yang mengkoordinasi dengan yang dikoordinasi dengan tetap
menghargai tugas dan kewajiban serta wewenang masing- masing.
Tanggung jawab koordinasi terletak pada pimpinan oleh sebab
itu diperlukan pimpinan yang cukup
berwibawa untuk dapat memfungsikan tiap unit lembaga atau orang- orang dalam
lembaga.
Sebaliknya unit- unit atau orang- orang dalam lembaga yang dikoordinasikan,
terlebih dahulu sudah mengerti tugas dan kewajibannya sehingga akan tercipta
sikap saling menghargai dan saling bekerja sama satu sama lain demi kepentingan
bersama/ lembaga. Sikap penuh
keterbukaan hendaknya dibudayakan agar setiap perbedaan pandangan atau pendapat
dapat didiskusikan dan dipecahkan bersama upaya menghindari terhambatnya tujuan
yang telah direncanakan.
DAFTAR PUSTAKA
Correa
da Silva, Flavio
Soares & Jaume
Agusti-Cullell. 2003. Knowledge Coordination. England : John Wilet & Sons Ltd.
Kamus Besar Bahasa Indonesia
Kasan,Tholib. 2004. Teori dan Aplikasi Administrasi Pendidikan.
Jakarta : Studia Press.
Mulyasa,
Dr. E. M.Pd.
2011. Manajemen
Berbasis Sekolah. Bandung : PT. Remaja Rosdakarya.
Mukhyi, Muhammad
Abdul.,
Imam Hadi Saputro . 1995. Pengantar Manajemen Umum (Untuk STIE).
Jakarta: Universitas
Gunadarma
Nawawi, Hadari. 1989. Administrasi
Pendidikan. Jakarta : CV. Haji Masagung.
Robbins, Stephen
P dan Mary Coulter. 2002. Management. New Jersey: Prentice Hall.
Terry, George. R & Leslie W.
Rue. 2003. Dasar- Dasar Manajemen.
Jakarta : Bumi aksara.
Kak jika koordinasi tidak berjalan dengan semestinya apa tindakan yang harus dilakukan?
BalasHapus